Ricerca di SharePoint con restrizioni

Che cos'è Ricerca di SharePoint con restrizioni?

Ricerca di SharePoint con restrizioni è un'impostazione che consente all'amministratore di SharePoint o a un altro amministratore di Microsoft 365 di gestire un elenco di siti di SharePoint (un "elenco consentito") per cui sono state controllate le autorizzazioni e la governance dei dati applicata. L'elenco consentito definisce quali siti di SharePoint possono essere usati nelle query di ricerca a livello di organizzazione e, come misura temporanea, nelle chat copilot e nelle esperienze agentic.

Per impostazione predefinita, l'impostazione Ricerca sharePoint con restrizioni è disattivata e l'elenco consentito è vuoto. Se Ricerca SharePoint con restrizioni è abilitata, gli utenti possono interagire con file e contenuti di loro proprietà o a cui hanno eseguito l'accesso in precedenza in Copilot.

Come usare la ricerca con restrizioni di SharePoint

È possibile usare Ricerca SharePoint con restrizioni come misura temporanea per impedire che determinati contenuti nei siti di SharePoint vengano condivisi troppo ampiamente. Questa funzionalità consente agli amministratori di decidere quali siti di SharePoint vengono visualizzati nei risultati della ricerca nell'organizzazione e nelle esperienze chat o agentic di Copilot. Tuttavia, è importante notare che Ricerca SharePoint con restrizioni non è un limite di sicurezza e non modifica alcuna autorizzazione nei siti di SharePoint.

Ricerca di SharePoint con restrizioni non garantisce che solo i siti inclusi nell'elenco consentito vengano visualizzati nella ricerca o nelle esperienze di chat e agenti di Copilot. Se un utente ha eseguito di recente l'accesso a un sito o il sito è stato condiviso con tale utente in Teams o Outlook, il sito verrà visualizzato nei risultati e nelle risposte dell'utente, anche se non è incluso nell'elenco consentito.

Processo consigliato:

1. Se si usa Ricerca SharePoint con restrizioni, usarlo per limitare temporaneamente i risultati nella ricerca o nelle esperienze di chat e agenti di Copilot. Tenere presente che non è progettata per essere una soluzione a lungo termine.

2. Usare Gestione avanzata SharePoint per identificare e correggere i rischi di sovrasollamento, ad esempio l'accesso generale e la condivisione non gestita.

3. Usare Microsoft Purview per applicare controlli di sicurezza dei dati e governance dell'intelligenza artificiale con etichette di riservatezza, prevenzione della perdita dei dati e controllo.

4. Dopo aver convalidato le autorizzazioni e i controlli di governance, disabilitare Ricerca sharePoint con restrizioni.

5. Notificare ai proprietari dell'agente Copilot e al team IT che copilot e risposte agenti usando le autorizzazioni di SharePoint esistenti. Le risposte di ricerca e Copilot degli utenti possono cambiare dopo la disabilitazione della ricerca limitata di SharePoint, quindi è importante mantenerle informate.

Perché la ricerca con restrizioni di SharePoint deve essere disabilitata dopo la convalida?

La ricerca con restrizioni di SharePoint è progettata per essere usata come misura temporanea e non come soluzione a lungo termine. Se si mantiene abilitata la ricerca con restrizioni di SharePoint, l'esperienza utente viene influenzata nei modi seguenti:

• Ricerca di SharePoint con restrizioni ha un limite di 100 siti, che non è sostenibile man mano che l'organizzazione ridimensiona le operazioni copilot e agentic.
• I risultati della ricerca sono limitati ai siti nell'elenco consentito, ai siti visitati di frequente dagli utenti, ai siti a cui gli utenti hanno le autorizzazioni e ai file a cui si accede di recente. Ricerca di SharePoint con restrizioni influisce sull'esperienza di ricerca complessiva, anche per gli utenti che non usano la chat o gli agenti copilot.
• Quando La ricerca limitata di SharePoint è abilitata, Copilot dispone di meno informazioni a cui fare riferimento, il che può influire sulla sua capacità di fornire risposte accurate e complete.

La disabilitazione della ricerca limitata di SharePoint consente alle esperienze di chat e agenti copilot di basarsi sull'accesso basato su autorizzazioni standard, anziché su un ambito hub-sito con restrizioni. Questa configurazione consente agli agenti e alle chat di Copilot di recuperare il contenuto di SharePoint con maggiore coerenza e precisione, rispettando al tempo stesso le autorizzazioni impostate nei siti di SharePoint.

Né Copilot né Ricerca SharePoint con restrizioni impedisce agli utenti di accedere al contenuto di cui sono proprietari o a cui hanno eseguito l'accesso in precedenza.

Come funziona la ricerca con restrizioni di SharePoint?

Un amministratore di SharePoint o un altro amministratore di Microsoft 365 può:

• Controllare lo stato corrente di Ricerca sharePoint con restrizioni per verificare se è abilitato o disabilitato
• Abilitare o disabilitare La ricerca con restrizioni di SharePoint (è disabilitata per impostazione predefinita)
• Curare l'elenco consentito identificando i primi 100 siti ampiamente usati
• Aggiungere o rimuovere siti dall'elenco consentito specificando l'URL del sito
• Ottenere l'elenco completo dei siti nell'elenco consentito

Ricerca di SharePoint con restrizioni è disattivata per impostazione predefinita. Se si decide di abilitarlo, gli utenti che cercano contenuti o usano esperienze di chat copilot e agentic possono aspettarsi risposte per visualizzare il contenuto dalle origini seguenti:

• Elenco consentito di siti di SharePoint curati (con un massimo di 100 siti di SharePoint), che rispettano le autorizzazioni esistenti per i siti
• File, chat, messaggi di posta elettronica, calendari di OneDrive degli utenti a cui hanno accesso
• Files dai siti di SharePoint visitati di frequente dagli utenti
• Files condivisi direttamente con gli utenti
• Files che gli utenti hanno visualizzato, modificato o creato

Il diagramma seguente mostra un esempio di sito dell'hub risorse umane con otto siti associati:

Nel diagramma precedente, tutti gli otto siti associati più il sito dell'hub risorse umane vengono conteggiati come un unico sito nell'elenco consentito.

Esempio: Contoso Electronics prima e dopo l'uso della ricerca con restrizioni di SharePoint

Si consideri Alex Wilber, uno specialista di marketing presso Contoso Electronics. Prima che l'organizzazione di Alex usi Ricerca SharePoint con restrizioni, Alex può visualizzare non solo i propri contenuti personali, ad esempio i file, le chat, i messaggi di posta elettronica, i contenuti di cui è proprietario o visitati, ma anche i contenuti di alcuni siti che non hanno subito la revisione delle autorizzazioni di accesso o l'igiene degli elenchi di Controllo di accesso (ACL) e non hanno applicato la governance dei dati. Ad esempio, Contoso Electronics ha un sito di budget con informazioni aziendali importanti. La maggior parte degli utenti non conosce questo sito, quindi il proprietario del sito non ha configurato le autorizzazioni appropriate e non ha seguito il processo di governance dei dati corretto. Il sito potrebbe essere aperto ad alcuni utenti che non sono autorizzati a visualizzarlo, ad esempio Alex. Quando Alex chiede a Copilot alcune informazioni di budget, Copilot ottiene informazioni dal sito di budget.

L'amministratore IT di Contoso Electronics configura ricerca di SharePoint con restrizioni per limitare i siti in cui è possibile eseguire ricerche nell'elenco consentito. Dopo aver esaminato i report, l'amministratore IT decide di escludere il sito di budget dall'elenco consentito. Tuttavia, anche se La ricerca limitata di SharePoint è ora attivata, Alex può comunque accedere agli elementi che possiede o che ha visitato di recente o che sono condivisi direttamente con lui. Non può accedere ad altri siti, a meno che il sito non sia nell'elenco consentito e non abbia l'autorizzazione ad accedervi. Ora, quando Alex pone a Copilot le stesse domande sul budget, la chat copilot e le esperienze agentic non mostrano informazioni da quel sito.

Da qui, gli amministratori di Contoso Electronics prevedono di usare Gestione avanzata SharePoint e Microsoft Purview e, infine, disabilitare Ricerca sharePoint con restrizioni.

Domande frequenti

È invece possibile usare RSS per creare un "elenco di rifiuto"?

No, questa funzionalità non fa parte della ricerca con restrizioni di SharePoint. La gestione avanzata di SharePoint offre tuttavia una funzionalità simile denominata Restricted Controllo di accesso per i siti di SharePoint. Se non si è pronti per l'uso di Gestione avanzata SharePoint, è possibile specificare se consentire la visualizzazione di siti specifici nei risultati della ricerca. Per altre informazioni, vedere Consenti la visualizzazione di questo sito nei risultati della ricerca.

Ricerca di SharePoint con restrizioni influisce su altri servizi che non dipendono da SharePoint, ad esempio Exchange, Attività, Planner, Loop e così via?

Sì, qualsiasi prodotto in cui Ricerca organizzazione è abilitato e potrebbe avere contenuto e/o file di SharePoint come risultati della ricerca sarà interessato.

Ricerca di SharePoint con restrizioni influisce su altre funzionalità basate sull'indice Microsoft, ad esempio le funzionalità purview o gestione avanzata di SharePoint?

No, Ricerca SharePoint con restrizioni non influirà su altre funzionalità basate sull'indice Microsoft.

Ricerca per categorie abilitare Ricerca SharePoint con restrizioni?

È possibile abilitare Ricerca sharePoint con restrizioni usando script di PowerShell. Per i passaggi dettagliati, vedere Abilitare o disabilitare la ricerca con restrizioni.

Dopo aver abilitato RSS, quanto tempo ci vuole per entrare in vigore?

RSS entra in vigore entro un'ora dall'abilitazione.

Se si assegna l'URL di un sito hub, verranno inclusi anche tutti i siti figlio o i siti hub associati? Questi altri siti vengono conteggiati per i 100 siti negli elenchi consentiti?

Solo il sito hub (l'URL nell'elenco Consentito) è incluso in 100. I siti secondari nel sito hub non vengono conteggiati rispetto al limite di 100, ma RSS è efficace nei siti secondari.

Passaggi successivi

1. Se si decide di usare Ricerca SharePoint con restrizioni, iniziare curando l'elenco di siti consentiti. È possibile identificare i primi 100 siti ampiamente usati nell'organizzazione usando i report nell'interfaccia di amministrazione di SharePoint o eseguendo il cmdlet Di PowerShell Get-SPOSite.

2. Dopo aver curato l'elenco consentito, abilitare Ricerca sharePoint con restrizioni usando lo script Di PowerShell Enable-SPORestrictedSearch.

3. Monitorare l'impatto della ricerca di SharePoint con restrizioni sull'organizzazione valutando le attività dei siti di SharePoint e i report sull'utilizzo .

4. Collaborare con i proprietari e gli amministratori del sito per esaminare le autorizzazioni e applicare la governance dei dati nei siti nell'elenco consentito. È possibile usare Gestione avanzata SharePoint per configurare criteri di accesso avanzati e la gestione avanzata del ciclo di vita del contenuto del sito per utenti e gruppi specifici.

5. Usare Microsoft Purview per applicare controlli di sicurezza dei dati e governance dell'intelligenza artificiale con etichette di riservatezza, prevenzione della perdita dei dati e controllo per i siti nell'elenco consentito.

6. Dopo aver convalidato le autorizzazioni e i controlli di governance per i siti nell'elenco consentito, disabilitare Ricerca sharePoint con restrizioni usando lo script di PowerShell Disable-SPORestrictedSearch.

7. Notificare ai proprietari dell'agente Copilot e al team IT che le risposte copilot e agenti useranno le autorizzazioni di SharePoint esistenti senza le restrizioni dell'elenco consentito. Le risposte possono cambiare una volta disabilitata la ricerca con restrizioni di SharePoint, quindi è importante mantenerle informate.