Eksportér data fra en Power BI-visualisering

GÆLDER FOR: Power BI Desktop Power BI-tjeneste

Du kan eksportere data fra Power BI-visualiseringer til Excel for at analysere eller dele den underliggende information. Denne artikel viser dig, hvordan du eksporterer data til Excel fra både dashboardfliser og rapportvisualiseringer, inklusive muligheder for opsummerede og underliggende dataeksporter.

Hvem kan eksportere data

Hvis du har tilladelser til dataene, kan du se og eksportere de data, som Power BI bruger til at lave en visualisering.

Hvis du ikke har tilladelser til dataene, kan du hverken eksportere eller åbne dem i Excel. Data er ofte fortrolige eller begrænset til bestemte brugere. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Overvejelser og begrænsninger i slutningen af dette dokument. Hvis du arbejder i Power BI-tjeneste, kan du kontakte din Power BI-administrator, eller du kan slå kontaktoplysningerne op for ejeren af dashboardet for at anmode om eksporttilladelser. Hvis du vil finde ejeren, skal du vælge rullelisten ud for rapportens titel.

Data beskyttes, når de eksporteres fra Power BI

Rapportindehavere kan klassificere og mærke rapporter ved at bruge følsomhedsetiketter fra Microsoft Purview Information Protection. Hvis følsomhedsmærkaten har beskyttelsesindstillinger, anvender Power BI disse beskyttelsesindstillinger, når rapportdata eksporteres til Excel-, PowerPoint- eller PDF-filer. Kun autoriserede brugere kan åbne beskyttede filer.

Administratorer af sikkerhed og Power BI kan bruge Microsoft Defender for Cloud Apps til at overvåge brugeradgang og -aktivitet, udføre risikoanalyse i realtid og angive mærkatspecifikke kontrolelementer. Organisationer kan f.eks. bruge Microsoft Defender for Cloud Apps til at konfigurere en politik, der forhindrer brugerne i at downloade følsomme data fra Power BI til ikke-administrerede enheder.

Eksportér data fra et Power BI-dashboard

1. Åbn et dashboard i Power BI-tjeneste, og vælg et felt med en visualisering.

2. Åbn rullelisten Flere indstillinger (...) i øverste højre hjørne af feltet, og vælg Eksportér til .csv.

   

3. Hvis flisen kommer fra en rapport med en følsomhedsetiket, ser du denne advarsel. Overvej følsomheden af dit indhold, før du beslutter dig for, om du vil eksportere eller ej. Hvis du vil eksportere data med en følsomhedsmærkat, skal du åbne den rapportside, der indeholder den oprindelige visualisering, og eksportere dataene derfra i stedet.

   

4. Power BI eksporterer dataene til en .csv fil. Hvis du filtrerede visualiseringen, filtreres den .csv eksport også. Browseren beder dig om at gemme eller åbne filen. Eksporten gemmes som standard i den lokale mappe Downloads.

5. Åbn .csv-filen i Excel.

   

Eksportér data fra en rapport

Administrations- og designerkontrolelementer til eksport

Designere af Power BI-rapporter styrer de typer indstillinger for dataeksport, der er tilgængelige for deres forbrugere. Valgmulighederne er:

• Tillad, at slutbrugere eksporterer opsummerede data fra Power BI-tjeneste eller Power BI-rapportserver.

• Tillad, at slutbrugere eksporterer både opsummerede og underliggende data fra tjenesten eller rapportserveren.

• Tillad ikke, at slutbrugere eksporterer data fra tjenesten eller rapportserveren.

  Vigtigt

  Rapportdesignere bør genbesøge gamle rapporter og manuelt nulstille eksportmuligheden efter behov.

Sådan angiver du disse indstillinger:

1. Start i Power BI Desktop.

2. Vælg Filindstillinger>> øverste venstre hjørne.

3. Under AKTUEL FIL skal du vælge Rapportindstillinger.

   

4. Foretag dit valg i afsnittet Eksportér data .

Du kan også opdatere denne indstilling i Power BI-tjeneste.

Hvis indstillingerne i Power BI admin-portalen er i konflikt med rapportindstillingerne for eksportdata, tilsidesætter admin-indstillingerne eksportdataindstillingerne.

Overvejelser og begrænsninger

Disse overvejelser og begrænsninger gælder for Power BI Desktop og Power BI-tjeneste, herunder Power BI Pro og Premium.

Der er mange overvejelser i forbindelse med eksport til Excel. Eksport er en af de funktioner, som rapportdesignere og Power BI-administratorer kan deaktivere for enkeltpersoner eller endda for en hel organisation. De deaktiverer den for at sikre, at private data ikke vises for den forkerte målgruppe.

Hvis du opdager, at du ikke kan eksportere data, er her almindelige grunde og det, du kan gøre:

• Eksportmuligheden mangler eller er gråtonet – rapportdesigneren eller administratoren deaktiverede eksport for denne visualisering eller rapport. Kontakt din administrator for at anmode om adgang.
• Du har ikke tilladelse – du har måske ikke de nødvendige tilladelser til at se eller eksportere de underliggende data. Kontakt indehaveren af rapporten for at anmode om passende tilladelser.
• Visual Type understøtter ikke eksport – Nogle brugerdefinerede visuals eller specifikke visuelle konfigurationer understøtter ikke dataeksport. Prøv at eksportere fra en anden visuel type.
• Databeskyttelsespolitikker – Din organisation kan have politikker, der forhindrer eksport af følsomme data. Tjek med din administrator om databeskyttelsesindstillinger.
• Række-niveau sikkerhed (RLS) - Hvis RLS anvendes, kan du kun eksportere data, du har tilladelse til at se. Denne tilstand kan resultere i, at der ikke eksporteres data eller kun få data.

Når du kontakter rapportens ejer eller administrator, kan du se dem i disse artikler: Lejerindstillinger for administrator, Sikkerhed på rækkeniveau og Databeskyttelse.

• Når du eksporterer data til Excel, kan downloadhastigheden af den genererede arbejdsbog variere afhængigt af netværksbåndbredden.

• Det maksimale antal rækker, som Power BI Desktop og Power BI-tjeneste kan eksportere til en .csv fil, er 30.000.

• Eksporten til en .csv-fil indeholder ikke nogen deltotal- eller totalrækker.

• Det maksimale antal rækker, som programmerne kan eksportere til en .xlsx fil, er 150.000. Det faktiske antal kan være under 150.000 afhængigt af forespørgselsgrænser og visuelle typer.

  Eksportgrænsen for eksport fra matrixvisualiseringer ved hjælp af data med det aktuelle layout er 150.000 dataskæringspunkter. Et datakryds er en enkelt celleværdi i en matrix – det punkt, hvor en række og en kolonne mødes. Det betyder, at grænsen er baseret på det samlede antal eksporterede celler, ikke kun antallet af rækker.

  For at beregne datakrydsninger ganges antallet af rækker med antallet af værdikolonner. For eksempel, hvis en matrix har 10.000 rækker og 5 værdikolonner, er det 50.000 datakrydsninger (10.000 × 5). For en tabel-visualisering har hver række én dataskæring pr. værdikolonne. For en matrix-visuel med række- og kolonneoverskrifter kan datakryds vokse hurtigt, fordi hver kombination af række- og kolonnekategorier danner en celle.

  For eksempel × en matrix med 1.000 produkter (rækker) 12 måneder (kolonner) × 2 mål (værdier) = 24.000 datakrydsninger. Det maksimale antal rækker afhænger af, hvor mange værdikolonner du har. Hvis en matrix har tre værdikolonner pr. række, er det maksimale antal rækker 150.000 ÷ 3 = 50.000 rækker.

  Beskeden "Eksporterede data overskred det tilladte volumen. Nogle data kan være blevet udeladt." tilføjes i foden af Excel-filen, når grænsen nås. For at undgå dette scenarie, overvej at reducere antallet af række- eller kolonnekategorier, begrænse antallet af målinger eller filtrere dataene.

• Eksport ved hjælp af underliggende data fungerer ikke, hvis:

  • tabellerne i modellen ikke har en entydig nøgle.
  • En administrator eller rapportdesigner deaktiverer denne funktion.
  • du aktiverer indstillingen Vis elementer uden data for den visualisering, som Power BI eksporterer.

• Hvis du vil eksportere fra matrixvisualiseringer ved hjælp af Data med det aktuelle layout, skal du overveje følgende.

  • Matricer med kolonner og værdier, men ingen rækker, eksporteres som havende rækker og værdier, men ingen kolonner.
  • Matricer med kun én række og værdier, men ingen kolonner, eksporteres som tabeller (ingen højre grænseseparator).
  • Hvis indstillingen Switch values to rows-formatering er sat til 'Tændt' i Power BI for en tabel eller matrix-visual, bevares det visuelle format ikke, når data eksporteres til Excel.
  • Hvis til /fra-knappen Rækkesubtotaler er angivet til 'Fra' i Power BI Desktop for en matrixvisualisering, men matrixvisualiseringen har udvidet og skjult sektioner, indeholder eksporterede data subtotaler for rækker. Du kan løse problemet ved at bruge Udvid | Kommandoen All fra genvejsmenuen for visualiseringen.

• Når du bruger DirectQuery, er den maksimale mængde data, som Power BI kan eksportere, 16 MB ikke-komprimerede data. En utilsigtet konsekvens kan være, at du eksporterer færre end det maksimale antal rækker på 150.000. Dette resultat kan ske, hvis:

  • Der er for mange kolonner. Prøv at reducere antallet af kolonner, og eksportér igen.
  • Der er data, der er svære at komprimere.
  • Der er andre faktorer i spil, der øger filstørrelsen og reducerer antallet af rækker, som Power BI kan eksportere.

• Hvis visualiseringen bruger data fra mere end én datatabel, og der ikke findes nogen aktiv relation for disse tabeller i datamodellen, eksporterer Power BI kun data for den første tabel.

• Granulariteten af data, der eksporteres til Excel ved hjælp af indstillingerne Data med det aktuelle layout og Opsummerede data , er identiske, og den eneste forskel mellem indstillingerne er formen af dataene i Excel. I en matrixvisualisering bevarer data med det aktuelle layout f.eks. visualiseringens form som vist i Power BI, når data eksporteres til Excel, mens indstillingen Opsummerede data eksporterer de samme data, men som en flad tabel med rækker og kolonner.

• Når du eksporterer datetime-data fra Power BI, ændres formatet af datetime, så det svarer til datetime-formatet på din lokale computer. Lad os f.eks. sige, at rapportdesigneren har formateret datetime som DDMMYYYY, som er standardformatet for landestandarden. Når du åbner rapporten på din computer og eksporterer dataene til Excel, vises datetime som MMDDYY, som er dit standardformat for regional datetime.

• Power BI understøtter både brugerdefinerede visualiseringer og R-visualiseringer i Desktop og Power BI-tjenesten. Brugerdefinerede visuals (inklusive certificerede visuals) er underlagt tenant admin-politik, og R-visuals kører med en lokal R-installation i Desktop og et administreret R-miljø i tjenesten; Nogle funktioner og pakker kan være begrænsede.

• I Power BI kan du omdøbe et felt (kolonne) ved at dobbeltklikke på feltet og skrive et nyt navn. Power BI refererer til det nye navn som et alias. Det er muligt, at en Power BI-rapport kan ende med dublerede feltnavne, men Excel tillader ikke dubletter. Så når Power BI eksporterer dataene til Excel, vender feltaliasserne tilbage til deres oprindelige feltnavne (kolonne).

• Hvis der er Unicode-tegn i.csv-filen, kan teksten i Excel muligvis ikke vises korrekt. Eksempler på Unicode-tegn er valutasymboler og fremmede ord. Du kan åbne filen i Notesblok, og Unicode-filen vises korrekt. Hvis du vil åbne filen i Excel, er løsningen at importere .csv. Sådan importerer du filen til Excel:

  1. Åbn Excel.
  2. Gå til fanen Data .
  3. Vælg Hent eksterne data>fra tekst.
  4. Gå til den lokale mappe, hvor filen er gemt, og vælg .csv.

• Når du eksporterer til .csv, flygtes visse tegn med et foranstillet ' for at forhindre udførelse af scripts, når de åbnes i Excel. Denne tilstand opstår, når:

  • Kolonnen er defineret som typen "tekst" i datamodellen, og
  • Det første tegn i teksten er et af følgende: =, @, +, -

• Power BI-administratorer kan deaktivere eksport af data.

• Dynamisk formatering understøttes ikke med denne funktion, da de eksporterede data ikke bevarer denne formatering i Excel. Visuel specifik formatering, f.eks. procent af hovedtotalen for en måling, bevares heller ikke i Excel.

• Om formatering på modelniveau eller formatering på visualiseringsniveau bevares i en eksport, afhænger af eksporttypen:

  Eksporttype	Format på modelniveau bevares	Format på visualiseringsniveau bevares
  Eksportér til Excel	Ja	Ja
  Forbundne tabeller	Nej	Nej
  Eksportér til CSV	Ja	Ja

• Alle eksport inkluderer visuelle beregningsresultater , undtagen ved eksport af underliggende data. Felter, der er skjult i visualiseringen, medtages aldrig, undtagen når du eksporterer underliggende data.

• Når du bruger embed for dine kunder, virker eksport af data fra en visuel computer ikke i følgende tilfælde:

  • Den semantiske model i den indlejrede rapport er en sammensat model med direkte forespørgselsforbindelse til en anden semantisk model, og indlejringen udføres ved brug af en Service Principal.
  • Den semantiske model for den integrerede rapport har mindst én datakilde med Enkeltlogon aktiveret, og integreringstokenet indeholder et integreringstoken til datasourceIdentity.

• Langvarige forespørgsler gennem en gateway kan gå ud med fejlen "Udførelse af forespørgslen for eksport af dataoperationen resulterede i en fejl".

Har du flere spørgsmål? Prøv at spørge Power BI-community'et.